L’assemblée générale réunit une fois par an les associés des SARL dès que les comptes annuels sont clôturés dans le but de les approuver et de décider de l’affectation du résultat.
Nous vous proposons ici, la marche à suivre pour d’une part tenir cette assemblée et d’autre part effectuer les formalités qui s’ensuivent.
Quand tenir l’assemblée générale ?
Elle doit avoir lieu dans les 6 mois postérieurs à la clôture de l’exercice.
Qui prend l’initiative ?
C’est le gérant de la SARL qui doit prendre en charge toute la procédure.
Préparer l’Assemblée Générale
Tout d’abord le gérant doit s’assurer qu’il est en possession de l’inventaire, des comptes de l’année écoulée c’est-à-dire le bilan le compte de résultats ainsi que les annexes.
L’expert-comptable de la SARL remet aussi un dossier de gestion qui fait partie des documents à présenter. Si un commissaire aux comptes est nécessaire dans la SARL il doit pouvoir consulter ces mêmes comptes un mois avant le jour de l’établissement de la convocation.
1- La convocation
- Elle doit être faite par lettre recommandée avec demande d’avis de réception, ou par courrier électronique au moins 15 jours avant la date de la réunion prévue par le gérant. Tous les associés doivent la recevoir.
- Elle indique la date et l’heure de l’assemblée, le lieu de réunion de l’assemblée et l’ordre du jour, la liste des pièces jointes en annexe, les documents consultables au siège social et les modalités de représentation à l’assemblée.
- Les pièces jointes sont : les comptes annuels, le rapport de gestion, la liste des conventions réglementées, le texte des résolutions, éventuellement le rapport du commissaire aux comptes, et le rapport sur les conventions réglementées.
2- L’ordre du jour
Les points suivants constituent l’ordre du jour et seront abordés au cours de l’assemblée générale :Le rapport de gestion et les comptes de l’exercice ;
- Le rapport de gestion et les comptes de l’exercice ;
- Le texte des résolutions proposées ;
- Le cas échéant, les rapports du commissaire aux comptes ;
- Le quitus à la gérance ;
- L’approbation des comptes ;
- L’affectation du résultat de l’exercice
- Toutes autres questions inscrites
Les associés de la SARL peuvent également prendre des décisions concernant la gestion de la société si elles ne sont pas de la compétence de la gérance comme: la nomination d’un nouveau gérant, la modification de sa rémunération, ou la nomination d’un commissaire aux comptes…
3- Les règles à respecter dans la tenue de l’assemblée générale
Si l’idée d’une visioconférence vous a traversé l’esprit, oubliez-là, l’AG annuelle doit être tenue avec la présence physique des associés. En revanche, le lieu de rendez-vous est libre.
- Le déroulement
Établir et faire signer une feuille de présence par les associés présents ou par leur représentant.
Désigner un président, soit le gérant s’il est aussi associé, soit l’associé ayant le plus important en voix
Veiller à ce que les échanges s’en tiennent aux questions précisées à l’ordre du jour et aux projets de résolution, ce qui n’interdit en rien les questions.
- Les décisions par vote
Faire voter soit à main levée soit par l’intermédiaire d’un bulletin de vote les résolutions inscrites à l’ordre du jour.
Sauf indication différente dans les statuts, les décisions se prennent :
- Lors de la première consultation: à la majorité absolue
- Lors d’une éventuelle seconde consultation: à la majorité simple
Le nombre de voix dont dispose un associé est égal au nombre de parts sociales qu’il possède.
- Le procès-verbal
Le président rédige dès la fin de la séance un procès-verbal dans lequel il doit consigner les décisions.
Il comporte en outre :
– La date et lieu de la réunion,
– L’identité et la qualité du président de séance,
– L’identité de chaque associé présent ou représenté ( avec la mention du nombre de parts détenues)
– La liste des documents qui ont été soumis à l’assemblée,
– Le texte des résolutions ayant fait l’objet d’un vote,
– Le résumé des débats et les réponses aux questions écrites (de manière très fidèle) et bien sur le résultat des votes.
- Les formalités postérieures
- Dépôt et publication des comptes annuels de la SARL au greffe
Le gérant doit déposer ses comptes annuels au greffe du tribunal de commerce dans le mois suivant l’approbation des comptes par l’assemblée des associés.
2. Transmission de documents au greffe
Un exemplaire des comptes annuels de la SARL : bilan, compte de résultat et annexe (sauf cas de dispense);
Un exemplaire du rapport du commissaire aux comptes le cas échéant;
Un exemplaire du procès-verbal d’assemblée des associés;
Un exemplaire de la proposition d’affectation du résultat ainsi que la résolution votée.
3. Payer les dividendes aux associés de SARL
Si une distribution de dividendes a été décidée, le règlement aux associés doit être réalisé dans les 9 mois suivant la clôture de l’exercice.
4. En cas de perte de la moitié du capital social
Si les capitaux propres de la SARL sont inférieurs à la moitié du capital social à la clôture de l’exercice, les associés devront se réunir afin de voir s’il y a lieu ou non de dissoudre de manière anticipée la société et ce au plus tard 4 mois après la tenue de l’assemblée générale annuelle.
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