Les caractéristiques du mandat de facturation
Habituellement, un fournisseur établit lui-même ses factures, mais il est possible de le faire :
- Par auto-facturation : le client établit la facture de son fournisseur
- En sous-traitant la facturation à un tiers
Dans les deux cas vus ci-dessus, un mandat de facturation doit être établi entre le fournisseur (le mandant) qui a l’obligation d’émettre des factures, et le client ou le tiers qui les émettra en son nom et pour son compte (le mandataire).
Le mandat, entre les deux parties, prévoit un certain délai, durant lequel le fournisseur garde le pouvoir de contester des factures émises à son nom et pour son compte. Alors, le fournisseur devra établir une facture rectificative.
La législation considère que le mandat de facturation peut aussi porter sur les factures rectificatives dans le cas ou le mandataire est un tiers. Cela n’est pas possible, dans le cas de l’auto-facturation par le client.
Qu’est-ce qu’une facture électronique ?
Dans le but de faciliter les transactions commerciales, les factures peuvent être transmises par voie électronique, dans la mesure où le client donne son accord pour ce mode de fonctionnement.
Deux normes de transmission de facture électronique existent:
- La facture accompagnée d’une signature électronique qui est un moyen d’authentifier l’expéditeur et l’origine des données transmises.
- La norme EDI, système d’Echange de Données Informatisées, assurant la télétransmission de factures en respectant les obligations légales en la matière.
Ce mode de facturation présente de nombreux intérêts : les coûts sont réduits de moitié par rapport à la facturation papier, c’est un mode plus sécurisé, qui permet une gestion plus pratique, car les données de la facture sont connectées au système comptable de l’entreprise.
Il est possible, d’utiliser deux modes de facturation conjointement : transmettre les factures papier aux clients, et archiver les doubles de ces factures en version électronique dans la mesure où les contraintes fiscales sont respectées.
A ce sujet, l’Etat organise des contrôles des factures électroniques, pour s’assurer que le système de télétransmission pour lequel l’entreprise a opté soit bien en accord, avec la règlementation en vigueur.
Si jamais, des manquements sont révélés par ce contrôle de l’administration, un procès-verbal est établi, et le contribuable dispose de 30 jours, pour y répondre ou pour régulariser sa situation.
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