Les déclarations obligatoires suite à l’embauche

Les déclarations obligatoires suite à l’embauche
Les déclarations obligatoires suite à l’embauche

L’employeur doit planifier une visite médicale pour le nouveau salarié. Il doit également inscrire le salarié au registre unique du personnel.

Quels sont les délais à respecter ?

Lors de l’embauche, le salarié doit recevoir son contrat de travail et une copie de la convention collective.
Concernant la visite médicale, elle doit être effectuée avant la fin de la période d’essai du salarié.
L’employeur l’inscrit aussi au registre du personnel le jour de l’embauche.

Le registre unique du personnel

Le registre unique du personnel est obligatoire dès qu’il y a au moins un salarié.
L’employeur est tenu d’inscrire tous les salariés (y compris les stagiaires), y compris les salariés en contrat partiel ou temporaire. Ce registre doit être présent sur tous les sites de l’entreprise et pas seulement au siège social.

N’hésitez pas à faire appel à votre expert comptable si vous avez des questions.

Sur le registre unique du personnel doivent être inscrits les éléments suivants :

  • La date d’entrée
  • La nationalité
  • Les noms et prénoms
  • Le sexe
  • La date de naissance
  • La date de sortie le cas échéant
  • Il doit aussi figurer, toujours pour chaque employé, son poste, ainsi que sa qualification. Cette liste doit être établie de façon chronologique, du plus ancien salarié au plus récent.

L’inspecteur du travail doit avoir accès au registre du personnel

Ce registre doit aussi être à disposition des délégués du personnel de l’entreprise.
Une copie du registre du personnel peut être donnée au salarié sur demande. Cette copie pourra faire office d’attestation d’embauche.

Quelle est la période de conservation du registre ?

Les informations du registre doivent être conservées au minimum 5 ans après le départ d’un salarié.
L’absence de registre est sanctionnée pénalement.

Remise du contrat de travail et documents au salarié

Les Contrats à Durée Déterminée – Lorsqu’un salarié est embauché en CDD il doit recevoir son contrat de travail écrit dans les deux jours suivant l’embauche.
Il en est de même pour l’embauche d’un salarié à temps partiel ou d’un salarié intérimaire.
Si ces conditions ne sont pas remplies (rédaction d’un contrat et remise d’un exemplaire au salarié) le contrat peut être requalifié en CDI.

Dans le cas d’une embauche en CDI, le contrat de travail écrit n’est pas obligatoire mais vivement conseillé afin de clarifier les droits et les devoirs des deux parties.

Informations du salarié – L’employeur est tenu de remettre à chaque salarié, suite à l’embauche, les textes et conventions dont dépend son établissement ou son entreprise.

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